Buongiorno,
La presente procedura è finalizzata alla stipula di un Accordo Quadro ai sensi dell’art. 59 del D.lgs 36/2023, pertanto il valore stimato di € 205.000 (oltre IVA) indica l’importo massimo delle prestazioni che l’Amministrazione potrà affidare nel corso del periodo di validità. Il quantitativo di metri lineari indicato all’art. 3 del Capitolato corrisponde al probabile importo del primo contratto attuativo e non alla totalità delle prestazioni affidabili nei 30 mesi.

- Art.6 punto 1.
In merito alla documentazione in carico agli attuali fornitori si chiede cortesemente di indicare:
se sia inscatolata
le misure delle scatole in termini di LxPxH
se le scatole sono datate di etichette barcode
se verrà consegnato un data base con le informazioni relative al contenuto delle scatole
se le scatole sono omogenee per tipologia documentale
se il data base sia integrato con i tempi di conservazione

Solo il 10 % circa del materiale affidato agli attuali gestori sarà consegnato al nuovo gestore inscatolato in scatole 50x40x30 e con bar code a Bocca d’archivio.

Il restante materiale dovrà essere prelevato dal nuovo gestore provvedendo alla organizzazione del materiale per il trasporto.

Entrambi i gestori attuali forniranno un database con le informazioni sul materiale consegnato, senza indicazione dei tempi di conservazione.


- Art.6 punto 1.
Nel Capitolato viene richiesta la “Formulazione e relativo aggiornamento di elenchi / liste di documenti presi in carico dall’aggiudicatario e trasferiti presso i locali destinati alla custodia.” Si chiede di chiarire quale sia il formato di questi elenchi (analogico o digitale) e di dettagliare quali campi o quali informazioni siano da aggiornare.

Gli elenchi / liste di documenti al momento della presa in carico da parte del nuovo gestore potranno essere redatti in formato analogico, ma successivamente alla presa in carico dovranno essere predisposti elenchi / liste di documenti per la consultazione e l’accesso in formato digitale da parte del Comune.
Nel verbale di presa in carico dovranno essere presenti i seguenti campi: N. Colli (1. Numero di Scatole, 2. Numero dei Metri Lineari); Reparto/Ufficio Produttore; Titolo; Breve descrizione dell'oggetto della documentazione; Numero unità di faldoni; Dal n. al n.; Estremi cronologici/ Anno; Vecchia Segnatura se presente.


- Art.6 punto 1.
In merito alla documentazione presente presso la sede comunale si chiede di sapere:
se sia costituita da faldoni e in che quantitativo di ml
se sia costituito da fascicoli e in che quantitativo di ml
se quanto riportato nel capitolato, cioè “Indicizzazione della documentazione ed archiviazione del materiale cartaceo in appositi contenitori” sia un’attività richiesta in relazione unicamente alla documentazione da prendere in carico dalla sede comunale.
Diversamente si chiede di indicare il dettaglio dei metadati oggetto di indicizzazione.

Come previsto dal capitolato, nel primo contratto attuativo saranno compresi circa 350 ml. situati nelle sedi del Comune e già organizzati in faldoni.

La quantità e la modalità in cui sarà organizzata l’ulteriore documentazione oggetto della presa in carico presso le sedi del Comune, che potrà avvenire a più riprese nel corso dei 30 mesi, attualmente non sono ancora definite, così come previsto dalla forma contrattuale dell’Accordo Quadro.

L’indicizzazione del materiale preso in carico non deve seguire un modello rigidamente predefinito, ma deve avvenire nel rispetto della normativa vigente e deve essere tale da consentire la consultazione e l’accesso.


- Art.6 punto 3.
Si chiede di indicare, rispetto alla conoscenza che il Comune ha della composizione delle scatole, se si ritiene che il macero possa avvenire per scatola intera o dovrà essere un macero selettivo, di quota parte di documentazione all’interno delle scatole.

Il macero dovrà essere selettivo.