Sospesa

Gara #2052

Procedura sospesa
Ricorso con istanza di sospensione
PROCEDURA NEGOZIATA AI SENSI DELL’ ART. 50, COMMA 1 , LETT. E) PER LA STIPULA DI UN ACCORDO QUADRO, AI SENSI DELL’ ART. 59 DEL D.LGS 36/2023, CON UN SOLO OPERATORE ECONOMICO PER SERVIZI DI GESTIONE IN OUTSOURCING DI PARTE DEGLI ARCHIVI DEL COMUNE DI PRATO PER LA DURATA DI 30 MESI – CPV 92512000-3 - SERVIZI DI ARCHIVI
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Informazioni appalto

02/05/2024
Negoziata
Servizi
€ 205.000,00
Brocchi Marco
Servizio Organi istituzionali, Servizi di supporto e Avvocatura

Categorie merceologiche

92512 - Servizi di archivi

Lotti

1
B176D72140
Solo prezzo
PROCEDURA NEGOZIATA AI SENSI DELL’ ART. 50, COMMA 1 , LETT. E) PER LA STIPULA DI UN ACCORDO QUADRO, AI SENSI DELL’ ART. 59 DEL D.LGS 36/2023, CON UN SOLO OPERATORE ECONOMICO PER SERVIZI DI GESTIONE IN OUTSOURCING DI PARTE DEGLI ARCHIVI DEL COMUNE DI PRATO PER LA DURATA DI 30 MESI – CPV 92512000-3 - SERVIZI DI ARCHIVI
PROCEDURA NEGOZIATA AI SENSI DELL’ ART. 50, COMMA 1 , LETT. E) PER LA STIPULA DI UN ACCORDO QUADRO, AI SENSI DELL’ ART. 59 DEL D.LGS 36/2023, CON UN SOLO OPERATORE ECONOMICO PER SERVIZI DI GESTIONE IN OUTSOURCING DI PARTE DEGLI ARCHIVI DEL COMUNE DI PRATO PER LA DURATA DI 30 MESI – CPV 92512000-3 - SERVIZI DI ARCHIVI
€ 167.000,00
€ 38.000,00
€ 0,00

Scadenze

09/05/2024 13:00
06/05/2024 13:00
19/05/2024 23:59
22/05/2024 10:00

Allegati

allegato-b-capitolato-speciale.pdf.p7m
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30/04/2024 11:19
925.99 kB
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30/04/2024 11:19
281.19 kB
allegato-c-informativa-protezione-dati-personali.pdf.p7m
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30/04/2024 11:19
95.76 kB
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02/05/2024 14:53
593.63 kB
gara-id-2052-lettera-dinvito-aq-signed.pdf
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02/05/2024 15:22
1.77 MB
gara-id-2052-mod.-8-dichiarazione-costi-manodopera.pdf.p7m
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10/05/2024 13:57
41.42 kB

Chiarimenti

03/05/2024 17:35
Quesito #3
Buon pomeriggio,
di seguito alcune richieste di chiarimento.
1) La comprova del pagamento del contributo Anac, dove deve essere caricato? Nella busta amministrativa non è prevista una parte relativa, in cui allegare il documento. Lo possiamo caricare come zip insieme a uno dei tre documenti da inserire e previsti a portale (DGUE o domanda o dic. sostitutive)?
2) nella busta amministartiva sono presenti il Mod. 3 e Mod. 8. Confermate che non dobbiamo caricare niente, qui? Il primo, perchè la richiesta di sopralluogo è stata fatta come richiesto nella parte relativa; il secondo, perchè il documento fa parte della busta economica ed è richiamato da caricare in tale sede;
3) dove dobbiamo dichiarare i requisiti di cui al punto 6.2 e 6.3, nel dettaglio? Sul dgue si dichiara di soddisfare complessivamente gli stessi (come pure indicato a pag. 32 dell'invito) e a pag. 33 si rimanda ad una conseguente pertinenza nel redigere il Mod. 2, ma sullo stesso si fa riferimento solo all' iscrizione alla CCIAA (req. 6.1). Dobbiamo fare una dichiarazione integrativa relativa ai due punto 6.2 e 6.3, o basta quanto indicato nel DGUE?
4) confermate che la comprova del requisito richiesta a pag. 17 dell'invito (per i punti 6.2 e 6.3), dovrà essere prodotta in caso di comprova requisiti successiva e non in tal sede?
A tal fine, si allega screenshot della busta amministartiva ed economica presente a portale.
Grazie, saluti
13/05/2024 11:22
Risposta
Buon pomeriggio,
di seguito alcune richieste di chiarimento.
1) La comprova del pagamento del contributo Anac, dove deve essere caricato? Nella busta amministrativa non è prevista una parte relativa, in cui allegare il documento. Lo possiamo caricare come zip insieme a uno dei tre documenti da inserire e previsti a portale (DGUE o domanda o dic. sostitutive)?

Sì, la comprova del pagamento del contributo ANAC, va caricata nella busta amministrativa, si può allegare alla domanda di partecipazione, e poi "zippare" i due documenti insieme prima dell' inserimento.

2) nella busta amministartiva sono presenti il Mod. 3 e Mod. 8. Confermate che non dobbiamo caricare niente, qui? Il primo, perchè la richiesta di sopralluogo è stata fatta come richiesto nella parte relativa; il secondo, perchè il documento fa parte della busta economica ed è richiamato da caricare in tale sede;

Si conferma che nessuno dei due moduli, va caricato nella busta amministrativa, per quanto riguarda il Mod. 8 stiamo procedendo a rimuoverlo come comunicato, visto che riguarda eventualmente l' offerta economica, mentre il mod.3 per il sopralluogo aveva il suo specifico pannello.

3) dove dobbiamo dichiarare i requisiti di cui al punto 6.2 e 6.3, nel dettaglio? Sul dgue si dichiara di soddisfare complessivamente gli stessi (come pure indicato a pag. 32 dell'invito) e a pag. 33 si rimanda ad una conseguente pertinenza nel redigere il Mod. 2, ma sullo stesso si fa riferimento solo all' iscrizione alla CCIAA (req. 6.1). Dobbiamo fare una dichiarazione integrativa relativa ai due punto 6.2 e 6.3, o basta quanto indicato nel DGUE?
Basta quanto dichiarato nel DGUE

4) confermate che la comprova del requisito richiesta a pag. 17 dell'invito (per i punti 6.2 e 6.3), dovrà essere prodotta in caso di comprova requisiti successiva e non in tal sede?
Come specificato a Pagina 16 della lettera d'invito, la comprova dei requisiti di capacità economica finanziaria e capacità tecnica professionale va inserita nel FVOE, i controlli verranno effettuati solo sull'aggiudicatario, quindi in una fase successiva di gara.
06/05/2024 16:25
Quesito #4
Buongiorno
in merito a quanto indicato nel Capitolato Tecnico di gara, chiediamo cortesemente all'Ente di fornire riscontro ai quesiti seguenti:

1- Si chiede di confermare che tutto il materiale detenuto dagli attuali fornitori sia predisposto a bocca di magazzino inscatolato e che il nuovo aggiudicatario debba esclusivamente organizzare i trasferimenti e costituire le pedane fornite.
Si

2- Se così non fosse, si chiede di specificare se sia richiesto al nuovo aggiudicatario il prelievo del materiale dalle scaffalature degli attuali fornitori e se per farlo ci si debba dotare delle macchine necessarie (trilaterale, carrelli elevatori, transpallet etc) e tutte le autorizzazioni di legge specifiche.
No, si conferma quanto scritto al punto sopra.

3- Art.6 del capitolato: Si chiede di ricevere una quantificazione stimata del macero sul totale complessivo dei metri lineari al termine della classificazione.
Non abbiamo gli elementi al momento per fornire una stima
13/05/2024 15:01
Risposta
Buongiorno
in merito a quanto indicato nel Capitolato Tecnico di gara, chiediamo cortesemente all'Ente di fornire riscontro ai quesiti seguenti:

1- Si chiede di confermare che tutto il materiale detenuto dagli attuali fornitori sia predisposto a bocca di magazzino inscatolato e che il nuovo aggiudicatario debba esclusivamente organizzare i trasferimenti e costituire le pedane fornite.
Si

2- Se così non fosse, si chiede di specificare se sia richiesto al nuovo aggiudicatario il prelievo del materiale dalle scaffalature degli attuali fornitori e se per farlo ci si debba dotare delle macchine necessarie (trilaterale, carrelli elevatori, transpallet etc) e tutte le autorizzazioni di legge specifiche.
No, si conferma quanto scritto al punto sopra.

3- Art.6 del capitolato: Si chiede di ricevere una quantificazione stimata del macero sul totale complessivo dei metri lineari al termine della classificazione.
Non sussistono gli elementi al momento per fornire una stima
07/05/2024 18:16
Quesito #5
Buongiorno
in merito a quanto indicato nel Capitolato Tecnico di gara, chiediamo cortesemente all'Ente di fornire riscontro ai quesiti seguenti:

Capitolato speciale ART 4) RICONSEGNA ARCHIVI ALLA SCADENZA CONTRATTUALE.

In merito all’attività di riconsegna degli archivi al termini del contratto, lì dove è richiesto il trasporto e la ricollocazione ordinata sugli scaffali del Comune, si fa presente che tale attività consta di diverse fasi, di cui si elencano le principali:
-Prelievo delle scatole e costituzione delle pedane
-Trasporto verso sito del Comune
-Handling presso la sede Cliente e ricollocazione della documentazione a scaffale
Ognuna di queste fasi risulta onerosa sia in termini di impegno della manodopera che economico.

Lo scenario invece che prevede la riconsegna a bocca di magazzino ha poco peso rispetto all’attività precedente.
In base a queste considerazioni, si ritiene uno svantaggio competitivo dover ricomprendere entrambe le attività all’interno del prezzo offerto per la conservazione.
Si chiede pertanto se l’attività più onerosa di riconsegna e ricollocazione possa essere attribuito un prezzo specifico.
13/05/2024 15:07
Risposta
Buongiorno
in merito a quanto indicato nel Capitolato Tecnico di gara, chiediamo cortesemente all'Ente di fornire riscontro ai quesiti seguenti:

Capitolato speciale ART 4) RICONSEGNA ARCHIVI ALLA SCADENZA CONTRATTUALE.

In merito all’attività di riconsegna degli archivi al termini del contratto, lì dove è richiesto il trasporto e la ricollocazione ordinata sugli scaffali del Comune, si fa presente che tale attività consta di diverse fasi, di cui si elencano le principali:
-Prelievo delle scatole e costituzione delle pedane
-Trasporto verso sito del Comune
-Handling presso la sede Cliente e ricollocazione della documentazione a scaffale
Ognuna di queste fasi risulta onerosa sia in termini di impegno della manodopera che economico.

Lo scenario invece che prevede la riconsegna a bocca di magazzino ha poco peso rispetto all’attività precedente.
In base a queste considerazioni, si ritiene uno svantaggio competitivo dover ricomprendere entrambe le attività all’interno del prezzo offerto per la conservazione.
Si chiede pertanto se l’attività più onerosa di riconsegna e ricollocazione possa essere attribuito un prezzo specifico.

Lo scenario alla fine dei 30 mesi non è definibile, pertanto l'offerta economica deve essere formulata effettuando una valutazione che comprenda tutti i vari possibili scenari.
08/05/2024 11:32
Quesito #6

Egregi signori,
a seguito del sopralluogo effettuato questa mattina dai nostri Archivisti siamo ad inoltrarVi una nuova versione dei quesiti inerenti la gara per la conservazione della Vs documentazione (in rosso le domande aggiunte dopo il sopralluogo):
1 Si chiede cortesemente di indicare se sono previste consegne di nuova documentazione nel corso della vigenza contrattuale
2 In caso di risposta affermativa alla prima domanda si chiede di specificarne la quantità stimata (anche di massima)
3 In caso di risposta affermativa alla prima domanda si chiede di specificare se il prezzo a base d'asta è lo stesso di quello della documentazione pregressa
4 Qualora sia possibile quantificarlo si chiede di fornire un range del numero di fogli che compongono una pratica media richiesta in consultazione
5 Si chiede cortesemente di indicare se sono consentite consegne della documentazione consultata tramite primario corriere nazionale
6 Si chiede cortesemente di specificare a che livello deve essere eseguito lo scarto e macero: scatola, faldone o pratica
7 In caso di scarto a livello di faldone e/o pratica si chiede cortesemente di specificare se occorra procedere anche ad una operazione di reboxing per le scatole semivuote dopo lo scarto
8 Verrà messo a disposizione del fornitore entrante il data base degli archivi attuali?
9 Si chiede cortesemente di specificare come verrà consegnata la documentazione pregressa dai parte degli attuali outsourcer: in scatole a norma (max 20Kg/cadauna); in scatole fuori norma (oltre 20Kg/cadauna), a faldoni
10 In caso di consegna in scatole fuori norma che verrebbero confezionate al solo scopo di protezione per il trasloco (e, presumibilmente, da riconsegnare all'attuale outsourcer) è ipotizzabile la consegna al vecchio outsourcer di scatole in linea con la normativa vigente?
11 In caso di riconsegna a faldoni si chiede cortesemente di indicare una stima di massima del numero di faldoni per pallet e di specificare come verrebbero i faldoni protetti per il trasloco?
Grazie, saluti
13/05/2024 15:17
Risposta

1 Si chiede cortesemente di indicare se sono previste consegne di nuova documentazione nel corso della vigenza contrattuale
Si

2 In caso di risposta affermativa alla prima domanda si chiede di specificarne la quantità stimata (anche di massima)
L'intenzione dell' Amministrazione è di consegnare la documentazione fino ad esaurimento del budget massimo previsto dalla gara.

3 In caso di risposta affermativa alla prima domanda si chiede di specificare se il prezzo a base d'asta è lo stesso di quello della documentazione pregressa
I prezzi sono quelli dell' offerta, non saranno modificati nel corso dei 30 mesi.

4 Qualora sia possibile quantificarlo si chiede di fornire un range del numero di fogli che compongono una pratica media richiesta in consultazione
Non c'è un range medio, tuttavia le più grosse, tra la tipologia maggiormente richiesta possono arrivare a massimo 30 pagine

5 Si chiede cortesemente di indicare se sono consentite consegne della documentazione consultata tramite primario corriere nazionale
Si

6 Si chiede cortesemente di specificare a che livello deve essere eseguito lo scarto e macero: scatola, faldone o pratica
Dipende dal tipo di documentazione.

7 In caso di scarto a livello di faldone e/o pratica si chiede cortesemente di specificare se occorra procedere anche ad una operazione di reboxing per le scatole semivuote dopo lo scarto
No

8 Verrà messo a disposizione del fornitore entrante il data base degli archivi attuali?
Si per gli archivi attualmente in outsourcing, mentre per la documentazione prelevata direttamente dai locali del Comune, l' archivio è da costituire.

9 Si chiede cortesemente di specificare come verrà consegnata la documentazione pregressa dai parte degli attuali outsourcer: in scatole a norma (max 20Kg/cadauna); in scatole fuori norma (oltre 20Kg/cadauna), a faldoni
Scatole a norma.

10 In caso di consegna in scatole fuori norma che verrebbero confezionate al solo scopo di protezione per il trasloco (e, presumibilmente, da riconsegnare all'attuale outsourcer) è ipotizzabile la consegna al vecchio outsourcer di scatole in linea con la normativa vigente?
la domanda non è chiara, comunque la consegna è prevista in scatole e a norma.

11 In caso di riconsegna a faldoni si chiede cortesemente di indicare una stima di massima del numero di faldoni per pallet e di specificare come verrebbero i faldoni protetti per il trasloco?
Come sopra, la riconsegna deve avvenire in scatole a norma.
09/05/2024 10:15
Quesito #7
Buongiorno,
per Vostra opportuna conoscenza, sul sito ANAC (parte relativa al contributo Anac), la scadenza indicata della data di scadenza della gara è 30/04/2024 (ciò non inficia comunque il pagamento).
Si allega screenshot.
Saluti
13/05/2024 15:55
Risposta
Buongiorno,
per Vostra opportuna conoscenza, sul sito ANAC (parte relativa al contributo Anac), la scadenza indicata della data di scadenza della gara è 30/04/2024 (ciò non inficia comunque il pagamento).

La data si riferisce alla manifestazione di interesse, il termine corretto è quello necessario per presentare l'offerta, quindi il 19/05/2024.
09/05/2024 11:56
Quesito #8
Preg.mi,
si chiedono i seguenti chiarimenti:
1) Dove andranno inserite le dichiarazioni inerenti i requisiti di capacità economica-finanziaria e tecnica-professionale? Nel DGUE prodotto dalla piattaforma non c’è possibilità di farlo.
Si va compilata la dichiarazione cumulativa che si trova nella parte IV del DGUE al punto " α "

2) In quale busta andrà inserito il file compilato “mod..8.dichiarazione.costi.manodopera”?
Stiamo procedendo a rimuovere il file "mod.8", come comunicato dalla busta amministrativa. La dichiarazione eventuale di costi di manodopera diversi da quelli stimati, e la loro giustificazione fa parte dell' offerta economica e può essere inserita direttamente sul form dedicato.

3) Se i costi della manodopera dell’offerente corrispondono a quanto previsto nei documenti di gara, andrà sempre presentato il file “mod..8.dichiarazione.costi.manodopera”?
No

4) I costi della manodopera da indicare nella busta “offerta economica”, generata dalla piattaforma, a cosa andranno riferiti? Cioè l’offerente dovrà indicare l’importo complessivo dei costi della manodopera o l’importo unitario dei costi della manodopera? Vi preghiamo di chiarire precisamente.
Si dovrà indicare l'importo complessivo relativamente al valore massimo dell' appalto al netto d'iva considerando solo la fase di ritiro e presa in carico.

5) I costi della sicurezza da indicare sono riferiti all’appalto o ai costi che in generale l’impresa affronta annualmente?
6) Confermate che l’aggiudicatario non dovrà corrispondere i costi delle spese di pubblicazione?
Cordiali saluti.
13/05/2024 16:07
Risposta
Preg.mi,
si chiedono i seguenti chiarimenti:
1) Dove andranno inserite le dichiarazioni inerenti i requisiti di capacità economica-finanziaria e tecnica-professionale? Nel DGUE prodotto dalla piattaforma non c’è possibilità di farlo.
Si va compilata la dichiarazione cumulativa che si trova nella parte IV del DGUE al punto " α "

2) In quale busta andrà inserito il file compilato “mod..8.dichiarazione.costi.manodopera”?
abbiamo rimosso il file "mod.8" dalla busta amministrativa, come comunicato. La dichiarazione eventuale di costi di manodopera inferiori a quelli stimati, e la loro giustificazione fa parte dell' offerta economica e può essere inserita direttamente sul form dedicato.

3) Se i costi della manodopera dell’offerente corrispondono a quanto previsto nei documenti di gara, andrà sempre presentato il file “mod..8.dichiarazione.costi.manodopera”?
No

4) I costi della manodopera da indicare nella busta “offerta economica”, generata dalla piattaforma, a cosa andranno riferiti? Cioè l’offerente dovrà indicare l’importo complessivo dei costi della manodopera o l’importo unitario dei costi della manodopera? Vi preghiamo di chiarire precisamente.
Si dovrà indicare l'importo complessivo relativamente al valore massimo dell' appalto al netto d'iva considerando solo la fase di ritiro e presa in carico, come specificato nel capitolato.

5) I costi della sicurezza da indicare sono riferiti all’appalto o ai costi che in generale l’impresa affronta annualmente?
Sono riferiti all' appalto.

6) Confermate che l’aggiudicatario non dovrà corrispondere i costi delle spese di pubblicazione?
Si conferma, le piattaforme di gara assolvono automaticamente e senzo oneri agli obblighi di pubblicazione
08/05/2024 17:06
Quesito #9
Buonasera, relativamente al Capitolato Speciale, si richiedono i seguenti chiarimenti:
1. Servizio di ritiro e presa in carico (pag. 6): i 10 giorni previsti per il ritiro ed i 15 giorni previsti per l'indicizzazione ed archiviazione sono da intendersi "solari" o "lavorativi" ?
2. Indicizzazione della documentazione (pag. 6): quale è l'unità documentale oggetto di indicizzazione (scatola, faldone, singola pratica) ?
3. Servizi di ritiro e presa in carico (pag. 6): in caso di aggiudicazione ad altro fornitore, come verrà condizionata la documentazione ora in custodia presso Archivi Spa (in scatole di plastica, cartone, altro tipo di contenitore). La stessa verrà predisposta su pallet ?
4. Servizi di ritiro e presa in carico (pag. 6): in caso di aggiudicazione ad altro fornitore, che struttura avrà il tracciato record relativo alla catalagozione dell'archivio messo a disposizione da Archivi Spa ?
5. Servizio di scarto (pag. 8): è disponibile, al momento, una stima della documentazione oggetto di scarto al termine della presa in carico ?
6. Consultazione (pag. 7): che tipo di pratica sarà oggetto di scansione (pratiche edilizie, amministrative, altro). La pratica richiesta in consultazione dovrà essere costituita da un unico file .pdf ?

In attesa di un cortese riscontro
Cordiali Saluti
13/05/2024 16:32
Risposta
Buonasera, relativamente al Capitolato Speciale, si richiedono i seguenti chiarimenti:
1. Servizio di ritiro e presa in carico (pag. 6): i 10 giorni previsti per il ritiro ed i 15 giorni previsti per l'indicizzazione ed archiviazione sono da intendersi "solari" o "lavorativi" ?
Sono da intendersi solari.

2. Indicizzazione della documentazione (pag. 6): quale è l'unità documentale oggetto di indicizzazione (scatola, faldone, singola pratica) ?
La singola pratica

3. Servizi di ritiro e presa in carico (pag. 6): in caso di aggiudicazione ad altro fornitore, come verrà condizionata la documentazione ora in custodia presso Archivi Spa (in scatole di plastica, cartone, altro tipo di contenitore). La stessa verrà predisposta su pallet ?
Si

4. Servizi di ritiro e presa in carico (pag. 6): in caso di aggiudicazione ad altro fornitore, che struttura avrà il tracciato record relativo alla catalagozione dell'archivio messo a disposizione da Archivi Spa ?
Il tracciato sarà coerente con l'organizzazione del materiale riconsegnato

5. Servizio di scarto (pag. 8): è disponibile, al momento, una stima della documentazione oggetto di scarto al termine della presa in carico ?
No, non è disponibile

6. Consultazione (pag. 7): che tipo di pratica sarà oggetto di scansione (pratiche edilizie, amministrative, altro). La pratica richiesta in consultazione dovrà essere costituita da un unico file .pdf ?
Non saranno pratiche edilizie, ma si tratterà in modo prevalente di sanzioni del Codice della Strada della Polizia Municipale. Non è richiesto in mod vincolante che la pratica sia trasmessa con un unico file.

Comune di Prato

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